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구글은 11월 5일 드라이브 파일에 클라이언트 측 암호화를 자동으로 적용하는 베타를 발표했다. 관리자가 규칙을 만들면 내 드라이브와 공유 드라이브에서 조건에 맞는 파일이 기존 주소에서 암호화된다. 구글 문서·시트·슬라이드와 지원되는 오피스 파일 등이 대상이다. 내용을 읽으려면 조직이 설정한 외부 키 서비스에서 복호화에 필요한 키를 받아야 한다. 출처 출처
발표문에서 확인된 대상은 Enterprise Plus에 Assured Controls 또는 Assured Controls Plus를 추가하고 베타 참여 승인을 받은 조직이다. 기능은 기본으로 꺼져 있다. 관리자는 드라이브의 클라이언트 측 암호화와 로그인 신원을 확인하는 서비스, 자동 암호화를 지원하는 외부 키 서비스를 설정해야 한다. 외부 키 서비스에 연결하지 못하면 파일은 암호화되지 않은 상태로 남고 관리자에게 경고가 간다. 출처 출처
기존 링크를 열어도 문서 안의 기능은 달라질 수 있다. 관리자 도움말에 따르면 연결된 구글 설문이나 파일에 붙은 Apps Script 자동화는 전환 시 작동을 멈추고 주 파일에서 제거된다. 예를 들어 설문 응답을 받던 시트를 암호화하는 경우, 같은 링크가 열려도 기존 설문 연결은 제거된다. 구글 문서·시트·슬라이드의 최신 버전은 암호화되지만 이전 미암호화 버전은 삭제된다. 제거된 콘텐츠는 같은 위치의 별도 암호화 파일로 내보낸다. 출처
전환 중인 파일은 잠시 편집할 수 없다. 암호화된 파일을 구글 문서·시트·슬라이드에서 열면 관리자가 추가 암호화를 적용했다는 안내가 보인다. 관리자는 실제 암호화를 켜기 전에 일치하는 파일을 로그에만 남기는 규칙으로 범위를 미리 살펴볼 수 있다. 출처 출처
OYOPICK의 시선
자동 암호화는 사용자가 민감한 파일을 찾아 따로 처리해야 하는 수고를 덜 수 있다. 적용 전에는 파일 목록뿐 아니라 그 파일을 통해 돌아가는 업무도 보는 편이 좋다. 가령 공동 작업 시트가 기존 주소에서 열린다는 점과 설문 응답이 계속 쌓인다는 점은 별도로 확인해야 한다. 먼저 로그만 남기는 규칙으로 후보를 찾고, 설문과 자동 실행에 의존하는 문서부터 점검하면 보안 규칙이 일상 업무를 어디서 바꿀지 판단하기 쉽다. 출처